Dentro del ámbito corporativo, prevalece la idea de potenciar al máximo la productividad. En este contexto, en la actualidad, las empresas se han centrado en la estandarización de procesos, ya que facilita alcanzar eficiencia, calidad y uniformidad en cada operación.
De este modo, la estandarización de procesos se convierte en el pilar fundamental de cualquier empresa que requiera delimitar de forma precisa y clara sus funciones y procedimientos, con el fin de realizar algo de igual forma en cada oportunidad.
Debido al auge de este tipo de procedimientos, AK Digital es una empresa que se especializa en transformación digital y que quiere implantar la cultura de la innovación de las empresas, al mismo tiempo que maximiza su rendimiento. Si te interesa conocerla importancia de contar con procesos estandarizados, cuáles son sus beneficios y cómo se pueden implementar en tus negocios, no te pierdas esta información.
¿Qué es la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados son una especie de manual que utilizan muchas empresas para realizar sus actividades de manera eficiente y homogénea. Implican definir una serie ordenada de pasos, como un método, para cada tarea, ya sea en producción o en atención al cliente.
¿Qué beneficios ofrece tener procesos estandarizados?
Una inquietud permanente de los dueños es asegurar la calidad de sus servicios. Con la estandarización de los procesos, esta inquietud se minimiza, puesto que asegura que las tareas se realizarán de manera consistente. Además de esto, las siguientes son sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: mejora los flujos de trabajo y elimina actividades innecesarias, incrementando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: al adherirse a normas predefinidas se aseguran resultados confiables, minimizando la variabilidad y los errores, y mejorando notablemente la calidad de los servicios y productos.
- Facilidad de instrucción: la guía clara y concisa permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer cómo se desarrollan las tareas al detalle apoya la toma de decisiones informadas y realistas, acelerando la resolución de problemas potenciales.
- Facilidad de implementación de cambios: tener todo ordenado y preciso facilita determinar cómo impactarán los cambios y mejoras analizadas.
¿Cómo se implementa la estandarización de los procesos?
Para estandarizar los procesos dentro de una empresa, es fundamental considerar diversos factores, incluidas las necesidades concretas de la organización. A continuación, se presentan los pasos más esenciales:
Identificación de procesos claves
El primer paso es identificar los pasos de los procesos más esenciales de la empresa. Para ello, resulta ventajoso utilizar diagramas de flujo (tanto básicos como multifuncionales) y mapas detallados, permitiendo evaluar cada fase y tarea, junto con sus puntos fuertes, débiles, cuellos de botella, e incluso oportunidades de mejora.
Definición de los objetivos
Identifica qué es lo que quieres lograr en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez que lo identifiques, será necesario crear documentos informativos que describan los pasos, los responsables y los criterios de desempeño. Finalmente, se tienen que definir las KPI, ya que con ellas se mide el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Elabora manuales claros, concisos y detallados, que sean fáciles de seguir y comprender. En estos manuales deben describirse cada uno de los pasos y tareas, para facilitar la detección de fallos si ocurren. Además, resultan útiles para capacitar a los equipos implicados, asegurando que todos conozcan los nuevos estándares. La comunicación es esencial para lograrlo, por lo que es crucial usar diversos canales de comunicación para mantener a todos informados (la nube es una herramienta valiosa).
Puesta en práctica
Se sugiere comenzar con un proyecto piloto, introduciendo los nuevos procesos en pequeña escala, lo cual permite corregir posibles inconvenientes antes de implementarlos en toda la empresa. Además, este enfoque es crucial para una transición gradual, asegurando que todo se adapte a la nueva estructura sin causar un gran impacto.
Supervisión y mejora continua
Cada cierto tiempo se deben evaluar las KPI para contrastarlas con los objetivos establecidos anteriormente. De existir desviaciones, se pueden identificar sus casos y tomar las medidas correspondientes para solucionarlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: eleva tu empresa al siguiente nivel
Tener procesos estandarizados va más allá de solo documentar tareas de manera uniforme. En efecto, se trata de establecer criterios claros de desempeño, evaluar el éxito mediante métricas y asignar responsabilidades específicas a los equipos implicados.
Desde mejorar el flujo de trabajo hasta incrementar la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es crucial en el entorno actual, y compañías como AK Digital la hacen realidad. Esta firma domina las herramientas tecnológicas de integración que te permiten lograr eficiencia y optimizar la productividad de tu empresa mediante la optimización de procesos.
Si deseas descubrir cómo AK Digital puede impulsarte a subir tu empresa al siguiente nivel y aprovechar los procesos estandarizados, asegúrate de contactarlos a través de su sitio web.
